Einfache Sprache — freigegeben

Modell: qwen2.5:7b (lokal via Ollama, aihub.iio.space Fallback)
Erzeugt: 2026-08-05
Felder: 77
Norm: Einfache Sprache ~B1 — nicht Leichte Sprache (DIN SPEC 33429)
Geprüft von: Operator-Chat-Freigabe (gate.iio-space-einfache-sprache-content-review-v2, Session AGT-1DED3AED) · 2026-08-05

06 · Öffentlicher Sektor · Verwaltung · Träger · Bildung

Vergaberecht, Aufsicht, Nachweispflichten — wie passt das?

Was Sie nachweisen müssen, entsteht im Betrieb. Nicht in einem Extraprojekt.

Who this page is for: Kommunal- und Landesverwaltung, Zweckverbände, öffentliche und freie Träger im Sozial- und Gesundheitsbereich, Schulen und Hochschulen. Sie handeln unter Vergaberecht, Aufsicht und Dokumentationspflichten.

Leistungsbeschreibung anfordern Nachweise und Governance

Your situation

Here's how it usually looks.

Der Dokumentationsdruck steigt, die Personaldecke nicht. Fachkräfte verbringen Stunden mit Berichten statt mit ihrer Aufgabe.

KI wäre eine Entlastung — aber der EU AI Act stellt an öffentliche Stellen höhere Anforderungen, und die Aufsicht fragt nach.

Vergaberechtlich brauchen Sie eine belastbare Leistungsbeschreibung. Anbieter, die nicht sagen können, was ihr System tatsächlich tut, sind nicht ausschreibungsfähig.

What IIO does here

Entlastet bei Dokumentation: Berichte, Übergaben und Protokolle werden vorbereitet, die Fachkraft prüft und gibt frei.
Freigabepflicht als Bauweise — bei Entscheidungen mit Personenbezug entscheidet immer ein Mensch. Das ist keine Einstellung, sondern nicht abschaltbar.
Betrieb vollständig in eigener Infrastruktur möglich. Keine Datenübermittlung, auch nicht innerhalb der EU, wenn Sie es so wollen.
Leistungsbeschreibung für die Vergabe: die Bausteine, Abläufe und ihr jeweiliger Reifegrad sind öffentlich dokumentiert und nachzählbar.
Nachweise für Aufsicht und Rechnungsprüfung entstehen als Nebenprodukt jeder Aktion.
Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit sind Anforderungen, die wir kennen — fragen Sie nach dem konkreten Stand für Ihren Anwendungsfall.

Your building blocks

14 of 524 .

Not all of them. These. These are the building blocks that matter in your situation — spread across 6 domains. The full inventory is available in the toolkit, if you need it.

Compliance & Recht 22 Kontrolle & Freigabe 16 Beschaffung & Verwaltung 23 Personal 36 Service & Support 23 Identität & Zugriff 11

layer-ai-compliance

Layer

Use for Ai Compliance. Ai Compliance — IIO Layer. Primary users: operator_admin.

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layer-compliance

Layer

Use when an agent needs to understand or act on regulatory compliance frameworks, policy controls, audit evidence, or findings remediation.

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layer-privacy-management

Layer

Use for Privacy Management & DSGVO-Operations. Datenschutz ist Vertrauensschutz — und bei Verletzung teuer (€20M oder 4% Umsatz).

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layer-records

Layer

Use when an agent needs to understand or act on document retention policies, audit trails, legal holds, or compliance-driven archiving.

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layer-archive

Layer

Use when an agent needs to understand archiving procedures, retention schedules, legal holds, or the transition from active records to long-term storage.

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layer-audit

Layer

Use when conducting internal audits, GoBD compliance checks, Betriebsprüfung preparation, or audit finding tracking.

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hitl-ops

module

IIO HITL Gate Operations — Gates öffnen, prüfen, genehmigen, ablehnen. 236× häufigstes inline-Pattern. Statt direktem pending-gates.yaml schreiben: hitl-gate-notify.sh + pending-gates.yaml API verwenden. Trigger: "HITL Gate", "pending-gates", "gate_id", …

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evidence-ops

module

IIO Evidence Operations — Evidence-Dateien erstellen, lesen, verlinken. 634× häufigstes Pattern. Statt manuellem open()/write(): evidence-Helpers. Evidence = maschinenlesbarer Nachweis für jede Agent-Aktion.

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layer-document-lifecycle

Layer

Use for Document Lifecycle. Document Lifecycle — IIO Layer. Primary users: operator_admin.

Explorer →

layer-procurement-intelligence

Layer

Use for Procurement Intelligence & Strategic Sourcing. Einkauf als Gewinn-Center — jeder Euro Einsparung ist ein Euro mehr EBITDA.

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layer-contracts

Layer

Use when an agent needs to understand or act on contract lifecycle management, contract templates, renewal tracking, or electronic signature workflows.

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layer-identity-access

Layer

Use when an agent needs to understand or act on user identities, SSO configuration, RBAC roles, agent permissions, or multi-tenant access boundaries. Also use for Keycloak security audits (kc-audit.py), fixing 'We are sorry' admin console errors, and tenant …

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layer-reporting-engine

Layer

Use for Reporting Engine & Self-Service BI. Self-Service Business Intelligence: automatische Reports, Dashboards, Drill-Down

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service-operations-layer

module

IIO Service Operations Layer (SOL) — Enterprise ITSM auf IIO-Basis. Incident Management, Service Catalog, Known Errors, SLA-Tracking. Vollständig in Git verankert, maschinenlesbar, AI-Governance-konform.

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Audience copy (situation, claims, use cases, objections, price path) below is sourced from the shared audiences.json / usecases.json / capabilities.json data files and shown in German — a full data-source translation is a separate follow-up (see content.baukasten.en.json data_note precedent).

Concretely

What this means in your situation.

Every case with the process behind it, the point where a human decides, and the stated maturity level. Where no customer evidence exists yet, it says so.

service-support

Verfahrensdokumentation bleibt aktuell, ohne dass jemand daran denken muss

Spezifiziert

Verwaltungsverfahren müssen dokumentiert und aktuell gehalten werden — in der Praxis veraltet die Doku schnell.

View process, approval point and evidence

What happens

Änderungen am Verfahren werden erfasst
Dokumentation wird automatisch zum Entwurf aktualisiert
Fachverantwortliche prüfen die Änderung
Freigegebene Version wird veröffentlicht

Where the human decides

Fachliche Freigabe der aktualisierten Dokumentation

Result

Dokumentation, die dem echten Verfahren entspricht

Evidence and maturity

noch kein Kundenbeleg

Underlying flows

layer-devrel-flow Layer Devrel 4 steps layer-knowledge-graph-flow Layer Knowledge Graph 4 steps

compliance-recht

EU-AI-Act-Nachweis liegt vor, bevor die Aufsicht fragt

Spezifiziert

Der EU AI Act verlangt Risikoklassifizierung, Transparenz und Aufsichtspflichten für KI-Systeme — die meisten Betriebe haben dafür keinen laufenden Prozess.

View process, approval point and evidence

What happens

Jedes KI-System wird klassifiziert (z. B. Limited Risk)
Pflichten je Klasse werden abgeleitet
Nachweise entstehen automatisch bei jeder Aktion
Auditor bekommt einen fertigen Bericht statt eine Excel-Recherche

Where the human decides

Rechtliche Einordnung im Zweifelsfall durch Menschen bestätigt

Result

Prüfbereiter Nachweis statt Nacharbeit unter Zeitdruck

Evidence and maturity

noch kein Kundenbeleg

Underlying flows

layer-ab-testing-flow Layer Ab Testing 4 steps layer-accounts-payable-flow Layer Accounts Payable 4 steps

projekte-steuerung

Monatsbericht entsteht aus echten Zahlen, nicht aus Excel-Fleißarbeit

Spezifiziert

Der Monatsbericht für Geschäftsführung oder Behörde wird von Hand aus mehreren Quellen zusammengetragen.

View process, approval point and evidence

What happens

Kennzahlen werden aus den Fachsystemen gezogen
Bericht wird nach Vorlage zusammengesetzt
Verantwortliche Person prüft vor Versand
Bericht wird versendet und archiviert

Where the human decides

Freigabe des Berichts vor Versand

Result

Bericht pünktlich, ohne Abtipp-Fehler

Evidence and maturity

noch kein Kundenbeleg

Underlying flows

layer-ab-testing-flow Layer Ab Testing 4 steps layer-archive-flow Layer Archive 4 steps

compliance-recht

Auskunftsersuchen wird fristgerecht beantwortet, nicht liegengelassen

Spezifiziert

DSGVO-Auskunftsersuchen (DSAR) brauchen eine vollständige Datenauskunft innerhalb enger Fristen — heute oft händische Suche über mehrere Systeme.

View process, approval point and evidence

What happens

Anfrage wird erfasst und Frist läuft mit
Betroffene Daten werden über die Systeme hinweg zusammengetragen
Entwurf der Auskunft wird erstellt
Freigabe vor Versand durch Datenschutzverantwortliche

Where the human decides

Freigabe der Auskunft vor Versand

Result

Fristgerechte, vollständige Auskunft ohne Panik-Suche

Evidence and maturity

noch kein Kundenbeleg

Underlying flows

layer-privacy-management-flow Layer Privacy Management 5 steps audio-generation-flow Audio Generation 4 steps

compliance-recht

Vergabeverfahren mit lückenlosem Nachweis statt Nachfrage vom Rechnungshof

Spezifiziert

Öffentliche Vergabeverfahren müssen jeden Schritt nachweisbar dokumentieren — heute oft verteilt über E-Mails und Aktenordner.

View process, approval point and evidence

What happens

Verfahrensschritte werden strukturiert erfasst
Fristen und Formvorgaben werden geprüft
Entscheidung wird mit Begründung protokolliert
Vollständige Vergabeakte liegt am Ende vor

Where the human decides

Vergabeentscheidung selbst bleibt Menschensache, nur der Nachweis wird unterstützt

Result

Prüfbereite Vergabeakte ohne nachträgliche Rekonstruktion

Evidence and maturity

noch kein Kundenbeleg

Underlying flows

layer-procurement-intelligence-flow Layer Procurement Intelligence 5 steps kolingo-demo-reset-flow Kolingo Demo-Org-Vergabe (E4A — Slot-Claim + Reset + Handout) 9 steps

View all 22 use cases →

Price path

Where you start.

Betrieb in eigener Infrastruktur, erhöhte Nachweispflichten und Verfügbarkeitszusagen sind On-Prem-Enterprise-Merkmale. Für Vergabeverfahren erstellen wir eine Leistungsbeschreibung mit ausgewiesenem Reifegrad je Baustein — ohne Zusagen, die wir nicht halten.

Entry IIO On-Prem Enterprise €14200 / month View features →

Cancel monthly. What isn't quoted as a fixed price is available on request — we don't name a number we can't keep.

Evidence

What you can present.

EU AI Act mit den erhöhten Anforderungen an öffentliche Stellen
Menschliche Entscheidung bei allem mit Personenbezug, technisch erzwungen
Betrieb in eigener Infrastruktur möglich — keine Datenübermittlung
Nachweise für Aufsicht und Rechnungsprüfung aus dem laufenden Betrieb
Leistungsbeschreibung mit ausgewiesenem Reifegrad je Baustein
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept

Governance in detail →

Objections

What you're thinking right now.

Wir dürfen nicht frei beschaffen.

Deshalb liefern wir eine Leistungsbeschreibung mit ausgewiesenem Reifegrad je Baustein statt Werbeaussagen. Was spezifiziert und nicht automatisiert läuft, steht als solches drin. Ob das Ihre Schwellenwerte und Verfahrensart trifft, klären Sie mit Ihrer Vergabestelle — wir liefern die Angaben, nicht die Rechtsauffassung.

Bei Entscheidungen über Menschen darf keine Maschine entscheiden.

Einverstanden, und so ist es gebaut. Bei Personenbezug ist die menschliche Entscheidung nicht abschaltbar. Die Maschine bereitet vor, die Fachkraft entscheidet, der Nachweis hält beides fest — genau das, was Art. 22 DSGVO und Art. 14 EU AI Act verlangen.

Unsere IT kann kein weiteres System betreiben.

Dann betreiben wir es. Drei Modelle: geteilt, dediziert oder bei Ihnen vor Ort. Nur das dritte belastet Ihre IT. Was das jeweils an Personalaufwand bedeutet, rechnen wir vorher aus.

Honestly

When you don't need us.

A provider that names no limit either hasn't found one or is hiding it. These apply specifically to your situation.

Was IIO leistet

✓ Entlastet bei Dokumentation: Berichte, Übergaben und Protokolle werden vorbereitet, die Fachkraft prüft und gibt frei.
✓ Freigabepflicht als Bauweise — bei Entscheidungen mit Personenbezug entscheidet immer ein Mensch. Das ist keine Einstellung, sondern nicht abschaltbar.
✓ Betrieb vollständig in eigener Infrastruktur möglich. Keine Datenübermittlung, auch nicht innerhalb der EU, wenn Sie es so wollen.
✓ Leistungsbeschreibung für die Vergabe: die Bausteine, Abläufe und ihr jeweiliger Reifegrad sind öffentlich dokumentiert und nachzählbar.
✓ Nachweise für Aufsicht und Rechnungsprüfung entstehen als Nebenprodukt jeder Aktion.
✓ Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit sind Anforderungen, die wir kennen — fragen Sie nach dem konkreten Stand für Ihren Anwendungsfall.

Was IIO nicht ist

– Wenn Sie ein Fachverfahren suchen. IIO ersetzt kein Fachverfahren, es arbeitet daneben und entlastet bei der Dokumentation.
– Wenn Ihre Vergabe eine Zertifizierung fordert, die wir nicht haben. Prüfen Sie unsere Nachweisliste zuerst gegen Ihre Anforderungen — bei Lücken sagen wir das.
– Wenn eine vollautomatische Entscheidung über Personen das Ziel ist. Das ist hier bauartbedingt nicht möglich und rechtlich auch nicht zulässig.
– Wenn keine Fachkraft für Freigaben freigestellt werden kann. Ohne diese Rolle entsteht keine Entlastung, sondern ein Engpass.

Leistungsbeschreibung anfordern

Thirty minutes, no sales pressure. We'll also tell you if IIO isn't the right fit — that's cheaper for you and for us.

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