06 · Öffentlicher Sektor · Verwaltung · Träger · Bildung

Vergaberecht, Aufsicht, Nachweispflichten — wie passt das?

Was Sie nachweisen müssen, entsteht im Betrieb. Nicht in einem Extraprojekt.

Für wen diese Seite ist: Kommunal- und Landesverwaltung, Zweckverbände, öffentliche und freie Träger im Sozial- und Gesundheitsbereich, Schulen und Hochschulen. Sie handeln unter Vergaberecht, Aufsicht und Dokumentationspflichten.

Leistungsbeschreibung anfordern Nachweise und Governance

Ihre Lage

So sieht es meistens aus.

Der Dokumentationsdruck steigt, die Personaldecke nicht. Fachkräfte verbringen Stunden mit Berichten statt mit ihrer Aufgabe.

KI wäre eine Entlastung — aber der EU AI Act stellt an öffentliche Stellen höhere Anforderungen, und die Aufsicht fragt nach.

Vergaberechtlich brauchen Sie eine belastbare Leistungsbeschreibung. Anbieter, die nicht sagen können, was ihr System tatsächlich tut, sind nicht ausschreibungsfähig.

Was IIO hier tut

Entlastet bei Dokumentation: Berichte, Übergaben und Protokolle werden vorbereitet, die Fachkraft prüft und gibt frei.
Freigabepflicht als Bauweise — bei Entscheidungen mit Personenbezug entscheidet immer ein Mensch. Das ist keine Einstellung, sondern nicht abschaltbar.
Betrieb vollständig in eigener Infrastruktur möglich. Keine Datenübermittlung, auch nicht innerhalb der EU, wenn Sie es so wollen.
Leistungsbeschreibung für die Vergabe: die Bausteine, Abläufe und ihr jeweiliger Reifegrad sind öffentlich dokumentiert und nachzählbar.
Nachweise für Aufsicht und Rechnungsprüfung entstehen als Nebenprodukt jeder Aktion.
Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit sind Anforderungen, die wir kennen — fragen Sie nach dem konkreten Stand für Ihren Anwendungsfall.

Ihre Bausteine

14 von 512 .

Nicht alle. Diese. Das sind die Bausteine, die in Ihrer Lage zählen — verteilt über 6 Fachgebiete. Den vollständigen Bestand gibt es im Baukasten, wenn Sie ihn brauchen.

Compliance & Recht 22 Kontrolle & Freigabe 15 Beschaffung & Verwaltung 23 Personal 36 Service & Support 23 Identität & Zugriff 11

layer-ai-compliance

Layer

Use for Ai Compliance. Ai Compliance — [Kunde] Layer. Primary users: operator_admin.

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layer-compliance

Layer

Use when an agent needs to understand or act on regulatory compliance frameworks, policy controls, audit evidence, or findings remediation.

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layer-privacy-management

Layer

Use for Privacy Management & DSGVO-Operations. Datenschutz ist Vertrauensschutz — und bei Verletzung teuer (€20M oder 4% Umsatz).

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layer-records

Layer

Use when an agent needs to understand or act on document retention policies, audit trails, legal holds, or compliance-driven archiving.

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layer-archive

Layer

Use when an agent needs to understand archiving procedures, retention schedules, legal holds, or the transition from active records to long-term storage.

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layer-audit

Layer

Use when conducting internal audits, GoBD compliance checks, Betriebsprüfung preparation, or audit finding tracking.

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hitl-ops

module

[Kunde] HITL Gate Operations — Gates öffnen, prüfen, genehmigen, ablehnen. 236× häufigstes inline-Pattern. Statt direktem pending-gates.yaml schreiben: hitl-gate-notify.sh + pending-gates.yaml API verwenden. Trigger: "HITL Gate", "pending-gates", "gate_id", …

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evidence-ops

module

[Kunde] Evidence Operations — Evidence-Dateien erstellen, lesen, verlinken. 634× häufigstes Pattern. Statt manuellem open()/write(): evidence-Helpers. Evidence = maschinenlesbarer Nachweis für jede Agent-Aktion.

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layer-document-lifecycle

Layer

Use for Document Lifecycle. Document Lifecycle — [Kunde] Layer. Primary users: operator_admin.

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layer-procurement-intelligence

Layer

Use for Procurement Intelligence & Strategic Sourcing. Einkauf als Gewinn-Center — jeder Euro Einsparung ist ein Euro mehr EBITDA.

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layer-contracts

Layer

Use when an agent needs to understand or act on contract lifecycle management, contract templates, renewal tracking, or electronic signature workflows.

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layer-identity-access

Layer

Use when an agent needs to understand or act on user identities, SSO configuration, RBAC roles, agent permissions, or multi-tenant access boundaries. Also use for Keycloak security audits (kc-audit.py), fixing 'We are sorry' admin console errors, and tenant …

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layer-reporting-engine

Layer

Use for Reporting Engine & Self-Service BI. Self-Service Business Intelligence: automatische Reports, Dashboards, Drill-Down

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service-operations-layer

module

[Kunde] Service Operations Layer (SOL) — Enterprise ITSM auf [Kunde]-Basis. Incident Management, Service Catalog, Known Errors, SLA-Tracking. Vollständig in Git verankert, maschinenlesbar, AI-Governance-konform.

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Konkret

Was das in Ihrer Lage bedeutet.

Jeder Fall mit dem Ablauf dahinter, dem Punkt an dem ein Mensch entscheidet, und dem ausgewiesenen Reifegrad. Wo noch kein Kundenbeleg existiert, steht das da.

service-support

Verfahrensdokumentation bleibt aktuell, ohne dass jemand daran denken muss

Spezifiziert

Verwaltungsverfahren müssen dokumentiert und aktuell gehalten werden — in der Praxis veraltet die Doku schnell.

Ablauf, Freigabepunkt und Beleg ansehen

Was passiert

Änderungen am Verfahren werden erfasst
Dokumentation wird automatisch zum Entwurf aktualisiert
Fachverantwortliche prüfen die Änderung
Freigegebene Version wird veröffentlicht

Wo der Mensch entscheidet

Fachliche Freigabe der aktualisierten Dokumentation

Ergebnis

Dokumentation, die dem echten Verfahren entspricht

Beleg und Reifegrad

noch kein Kundenbeleg

Zugrundeliegende Abläufe

layer-devrel-flow Layer Devrel 4 Stufen layer-knowledge-graph-flow Layer Knowledge Graph 4 Stufen

compliance-recht

EU-AI-Act-Nachweis liegt vor, bevor die Aufsicht fragt

Spezifiziert

Der EU AI Act verlangt Risikoklassifizierung, Transparenz und Aufsichtspflichten für KI-Systeme — die meisten Betriebe haben dafür keinen laufenden Prozess.

Ablauf, Freigabepunkt und Beleg ansehen

Was passiert

Jedes KI-System wird klassifiziert (z. B. Limited Risk)
Pflichten je Klasse werden abgeleitet
Nachweise entstehen automatisch bei jeder Aktion
Auditor bekommt einen fertigen Bericht statt eine Excel-Recherche

Wo der Mensch entscheidet

Rechtliche Einordnung im Zweifelsfall durch Menschen bestätigt

Ergebnis

Prüfbereiter Nachweis statt Nacharbeit unter Zeitdruck

Beleg und Reifegrad

noch kein Kundenbeleg

Zugrundeliegende Abläufe

layer-ab-testing-flow Layer Ab Testing 4 Stufen layer-accounts-payable-flow Layer Accounts Payable 4 Stufen

projekte-steuerung

Monatsbericht entsteht aus echten Zahlen, nicht aus Excel-Fleißarbeit

Spezifiziert

Der Monatsbericht für Geschäftsführung oder Behörde wird von Hand aus mehreren Quellen zusammengetragen.

Ablauf, Freigabepunkt und Beleg ansehen

Was passiert

Kennzahlen werden aus den Fachsystemen gezogen
Bericht wird nach Vorlage zusammengesetzt
Verantwortliche Person prüft vor Versand
Bericht wird versendet und archiviert

Wo der Mensch entscheidet

Freigabe des Berichts vor Versand

Ergebnis

Bericht pünktlich, ohne Abtipp-Fehler

Beleg und Reifegrad

noch kein Kundenbeleg

Zugrundeliegende Abläufe

layer-ab-testing-flow Layer Ab Testing 4 Stufen layer-archive-flow Layer Archive 4 Stufen

compliance-recht

Auskunftsersuchen wird fristgerecht beantwortet, nicht liegengelassen

Spezifiziert

DSGVO-Auskunftsersuchen (DSAR) brauchen eine vollständige Datenauskunft innerhalb enger Fristen — heute oft händische Suche über mehrere Systeme.

Ablauf, Freigabepunkt und Beleg ansehen

Was passiert

Anfrage wird erfasst und Frist läuft mit
Betroffene Daten werden über die Systeme hinweg zusammengetragen
Entwurf der Auskunft wird erstellt
Freigabe vor Versand durch Datenschutzverantwortliche

Wo der Mensch entscheidet

Freigabe der Auskunft vor Versand

Ergebnis

Fristgerechte, vollständige Auskunft ohne Panik-Suche

Beleg und Reifegrad

noch kein Kundenbeleg

Zugrundeliegende Abläufe

layer-privacy-management-flow Layer Privacy Management 5 Stufen audio-generation-flow Audio Generation 4 Stufen

compliance-recht

Vergabeverfahren mit lückenlosem Nachweis statt Nachfrage vom Rechnungshof

Spezifiziert

Öffentliche Vergabeverfahren müssen jeden Schritt nachweisbar dokumentieren — heute oft verteilt über E-Mails und Aktenordner.

Ablauf, Freigabepunkt und Beleg ansehen

Was passiert

Verfahrensschritte werden strukturiert erfasst
Fristen und Formvorgaben werden geprüft
Entscheidung wird mit Begründung protokolliert
Vollständige Vergabeakte liegt am Ende vor

Wo der Mensch entscheidet

Vergabeentscheidung selbst bleibt Menschensache, nur der Nachweis wird unterstützt

Ergebnis

Prüfbereite Vergabeakte ohne nachträgliche Rekonstruktion

Beleg und Reifegrad

noch kein Kundenbeleg

Zugrundeliegende Abläufe

layer-procurement-intelligence-flow Layer Procurement Intelligence 5 Stufen kolingo-demo-reset-flow Kolingo Demo-Org-Vergabe (E4A — Slot-Claim + Reset + Handout) 9 Stufen

Alle 22 Use Cases ansehen →

Preispfad

Wo Sie anfangen.

Betrieb in eigener Infrastruktur, erhöhte Nachweispflichten und Verfügbarkeitszusagen sind Enterprise-Merkmale. Für Vergabeverfahren erstellen wir eine Leistungsbeschreibung mit ausgewiesenem Reifegrad je Baustein — ohne Zusagen, die wir nicht halten.

Einstieg IIO Enterprise €990 / Monat Leistungen ansehen →

Monatlich kündbar. Was nicht als Festpreis ausgewiesen ist, ist auf Anfrage — wir nennen keine Zahl, die wir nicht halten können.

Nachweise

Was Sie vorlegen können.

EU AI Act mit den erhöhten Anforderungen an öffentliche Stellen
Menschliche Entscheidung bei allem mit Personenbezug, technisch erzwungen
Betrieb in eigener Infrastruktur möglich — keine Datenübermittlung
Nachweise für Aufsicht und Rechnungsprüfung aus dem laufenden Betrieb
Leistungsbeschreibung mit ausgewiesenem Reifegrad je Baustein
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept

Governance im Detail →

Einwände

Was Sie jetzt denken.

Wir dürfen nicht frei beschaffen.

Deshalb liefern wir eine Leistungsbeschreibung mit ausgewiesenem Reifegrad je Baustein statt Werbeaussagen. Was spezifiziert und nicht automatisiert läuft, steht als solches drin. Ob das Ihre Schwellenwerte und Verfahrensart trifft, klären Sie mit Ihrer Vergabestelle — wir liefern die Angaben, nicht die Rechtsauffassung.

Bei Entscheidungen über Menschen darf keine Maschine entscheiden.

Einverstanden, und so ist es gebaut. Bei Personenbezug ist die menschliche Entscheidung nicht abschaltbar. Die Maschine bereitet vor, die Fachkraft entscheidet, der Nachweis hält beides fest — genau das, was Art. 22 DSGVO und Art. 14 EU AI Act verlangen.

Unsere IT kann kein weiteres System betreiben.

Dann betreiben wir es. Drei Modelle: geteilt, dediziert oder bei Ihnen vor Ort. Nur das dritte belastet Ihre IT. Was das jeweils an Personalaufwand bedeutet, rechnen wir vorher aus.

Ehrlich

Wann Sie uns nicht brauchen.

Ein Anbieter, der keine Grenze nennt, hat entweder keine gefunden oder verschweigt sie. Diese hier gelten speziell für Ihre Lage.

Was IIO leistet

✓ Entlastet bei Dokumentation: Berichte, Übergaben und Protokolle werden vorbereitet, die Fachkraft prüft und gibt frei.
✓ Freigabepflicht als Bauweise — bei Entscheidungen mit Personenbezug entscheidet immer ein Mensch. Das ist keine Einstellung, sondern nicht abschaltbar.
✓ Betrieb vollständig in eigener Infrastruktur möglich. Keine Datenübermittlung, auch nicht innerhalb der EU, wenn Sie es so wollen.
✓ Leistungsbeschreibung für die Vergabe: die Bausteine, Abläufe und ihr jeweiliger Reifegrad sind öffentlich dokumentiert und nachzählbar.
✓ Nachweise für Aufsicht und Rechnungsprüfung entstehen als Nebenprodukt jeder Aktion.
✓ Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit sind Anforderungen, die wir kennen — fragen Sie nach dem konkreten Stand für Ihren Anwendungsfall.

Was IIO nicht ist

– Wenn Sie ein Fachverfahren suchen. IIO ersetzt kein Fachverfahren, es arbeitet daneben und entlastet bei der Dokumentation.
– Wenn Ihre Vergabe eine Zertifizierung fordert, die wir nicht haben. Prüfen Sie unsere Nachweisliste zuerst gegen Ihre Anforderungen — bei Lücken sagen wir das.
– Wenn eine vollautomatische Entscheidung über Personen das Ziel ist. Das ist hier bauartbedingt nicht möglich und rechtlich auch nicht zulässig.
– Wenn keine Fachkraft für Freigaben freigestellt werden kann. Ohne diese Rolle entsteht keine Entlastung, sondern ein Engpass.

Leistungsbeschreibung anfordern

Dreißig Minuten, kein Verkaufsdruck. Wir sagen Ihnen auch, wenn IIO nicht passt — das ist billiger für Sie und für uns.

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